El secreto para conseguir más tiempo para lo que realmente te importa


¿Te pasas todo el día en el trabajo, y a continuación gastas el tiempo que te queda en las tareas del hogar?

¿Te encuentras corriendo siempre de un sitio para otro, y puedes parar para tomar un respiro o para disfrutar un rato?

Aun así, ¿ves que la lista de tareas pendientes cada vez es más extensa?

¿Metes mucho esfuerzo en tareas innecesarias, y siempre te sientes agotado y falta de energía y ganas?

¿No encuentras tiempo suficiente para hacer las cosas que te gustan?

 
procrastinar agendaparaelexito.com
foto: Robin Higgins -Pixabay
¿Tienes la impresión de que tu día a día podría (y debería ser) más sencillo, y te gustaría salir del bucle y recuperar el control y disfrutar de tu vida?

El bucle de nuestras obligaciones

En la vida moderna, lo habitual es encontrarse sumergido en una cantidad de tareas que requieren nuestra atención. Empleamos la práctica totalidad de nuestro tiempo en trabajar y en hacer las tareas del hogar.

Es decir, en nuestras obligaciones.

Y digo obligaciones porque entiendo que si estás leyendo esto es probable que actualmente estés trabajando para otra persona. Y ese trabajo te sirve para conseguir un sueldo al final de mes, para poder hacer frente a las facturas y las deudas, de manera que estás obligado a seguir trabajando para poder sostenerte.

Dejamos de vivir el ahora y renunciamos a disfrutar del momento. Cuando no estamos en el trabajo, nos ponemos a pensar en las reuniones, los correos y los asuntos que tenemos que resolver al día siguiente en la oficina. 

Hemos convertido el “estar ocupado” en una costumbre, basada en una serie de rutinas y malos hábitos que hemos adquirido, y con las que nos convencemos a nosotros mismos que es “lo que debemos hacer”.

La importancia de tener (más) tiempo de calidad

Cuánto más tiempo logres dedicar a las cosas que te gustan, y que a la vez consideras importantes, más feliz te sentirás.

Por lo que lo primero que has de conseguir es más tiempo para poder dedicar a aquellas actividades que te hacen sentir feliz. En el mundo anglosajón lo llaman “quality time”; tiempo de calidad.

Como el día solo tiene 24 horas, se trata de recuperar tiempo de aquellas obligaciones y cosas que son menos relevantes y nos aporten menos satisfacción.

Vamos a conseguir que organices mejor tu tiempo para que puedas dedicarte a lo que realmente te importa.

Porque lo realmente importante en la vida es estar con las personas a quienes más quieres, que puedas realizar los proyectos que te satisfacen, montar tu propio negocio, hacer las actividades que te apasionen, cuidar tu salud, y sentirte bien y en paz. 

El TIEMPO es el recurso más preciado del que dispones, porque una vez se gasta no se recupera.

 

 ¿Cómo organizarte mejor para ganar más tiempo de calidad?

Ordena tus tareas pendientes

Hazte una lista de todas las tareas que tienes pendientes.  Escríbela en un papel, y pégalo en un lugar prominente y bien visible, para que lo veas automáticamente.

De momento, solo clasifícalas según su prioridad.  Será más prioritaria una tarea en cuanto sea:

  1. más importante (eso es, que el resultado que obtienes al hacerlo te aporta mucho valor), y
  2. más urgente (es decir, que necesita una acción lo más pronto posible, para asegurar que se obtenga el resultado deseado)

Empieza por resolver las tareas desde la más prioritaria, hasta la de menos prioridad. Esto es la táctica que debes seguir, tu plan de “acción inmediata”. Así puedes conseguir unos resultados rápidos, de manera inminente. Eso te ayudará a ganar inercia, que es ese estímulo que te da un resultado positivo, y te empuja a seguir adelante y persistir en tu empeño.

Planifica

A la vez que llevas a cabo tu plan de “acción inmediata”, has de trabajar en tu plan de acción a largo plazo.  Como puedes leer en este post anterior, en cada área de tu vida (salud, amor, trabajo, dinero,…), define tu objetivo a largo plazo.

Sabiendo adónde quieres llegar, puedes empezar a gestionar cada uno de estos proyectos.

  1. Descomponlo en los pasos y los plazos necesarios para conseguirlos. Cuánto más pequeños sean estos pasos, más abordables serán.
  2. Enfócate en el primer paso. Solo en ese primer paso. Toda tu atención y esfuerzos se han de destinar a conseguir cumplirlo.

Deja de procrastinar

Como hablamos en este post, una vez hayas reafirmado tus (nuevos) objetivos en la vida, ahora lo fundamental es poner manos a la obra (¡ya!)

Es habitual atascarse cuando encuentras un problema difícil de solucionar. Tomar una decisión puede resultar difícil, por lo que es habitual que lo acabes posponiendo.

Deja de retrasar las decisiones difíciles, y de darle vueltas a las cosas.

Tómate un tiempo (limitado) para meditar las diferentes opciones de las que dispones, y sopesa sus pros y sus contras.  Deja de estar parado, y pasa a la acción. Toma una decisión, la que mejor te parezca en ese momento, y tira para adelante. No mires hacia atrás. Y estate tranquilo, siempre podrás corregir más adelante. ¡Tú continúa!

Adopta hábitos y rutinas matutinas que te ayuden a conseguir tus objetivos.

Antes de implementar tus nuevos hábitos que te acercarán a tus nuevos objetivos, has de determinar cuáles son los hábitos que te están alejando de esas metas que te has puesto, lo puedes leer aquí. Después pasa a implementar, sustituyendo tus viejos por tus nuevos hábitos y rutinas:

 Sé menos perfeccionista

Querer que las cosas que haces sean perfectas cuesta primero más tiempo y en segundo lugar más esfuerzo. Ya sea un post para tu blog que vayas a publicar, un producto que estés diseñando para lanzarlo al mercado, un cuadro que estés pintando antes de exponerlo, una canción que estés componiendo antes de presentarlo en público.

Pero ojo, porque mientras te dedicas a perfeccionar, estás perdiendo tiempo para dedicarlo al paso siguiente, igual que  te estás retrasando a dar ese paso.

Ese listón tan alto te lo auto-impones a ti mismo, y debes darte cuenta que muy en el fondo viene provocado porque quieres que los demás te vean a ti y a las cosas que haces como perfectos.

Céntrate solo en las cosas relevantes y dedícate a lanzar cuanto antes. Piensa que siempre podrás hacer ajustes después, sobre la marcha.

 “Si no te avergüenzas de la primera versión de tu producto, es porque lo lanzaste demasiado tarde”.  

Reid Hoffman, fundador de LinkedIn

Levántate una hora antes

Si pasas la mayor parte del día en el trabajo, y cuando llegas a casa te esperan todas las tareas del hogar,  al terminarlas probablemente no te queden ni tiempo ni ganas para dedicarlos a las cosas que realmente te importen, como por ejemplo los proyectos nuevos que quisieras emprender. Enciendes la tele o el ordenador y tratas de desconectar evadiéndote de la realidad, y ya está.

Un truco que a mí personalmente me funciona muy bien es acostarme una hora antes de lo habitual, y empezar el día siguiente levantándome una hora antes.

Aparte de aprovechar la tranquilidad y el silencio cuando el resto de la gente aún esté durmiendo, utilizo los primeros momentos del día para hacer lo que es más importante para mí.

Es el mejor momento para que tú también puedas encontrar tiempo para aquella afición que te apasiona, aquel proyecto que siempre has querido empezar, aquel libro que te gustaría escribir, ese proyecto que deseas iniciar, ese negocio propio que te gustaría empezar, o ese curso que quisieras estudiar, por nombrar algunos ejemplos.

Aunque solo sea una horita, si te has dedicado a empezar el día haciendo algo que te apasione, afrontarás el resto del día con una sensación y una energía mucho más positiva.

Aprovecha el momento de máxima energía

Cada persona tenemos un biorritmo diferente. Algunos nos sentimos más productivos por la mañana, mientras otras personas rinden mejor en horas más tardías.

Pero habiendo dormido tus horas de sueño, la mañana es el momento del día en el que dispones de más energía, y más fresco te sientes.

En vez de abrir tu bandeja de entrada y ponerte a contestar mails, hazte la lista de objetivos del día durante la tarde o la noche antes, y usa esa frescura mañanera para dedicarte a la tarea que más deseas hacer.

Haz lo importante lo primero

Prioriza tus tareas de mayor a menor importancia, y comienza por quitarte lo más gordo. Después, cumplir el resto de las tareas irá mucho más rodado. Si lo importante además es algo que te apasione, empezarás el día con un chute anímico brutal.

Céntrate primero en sacar las 3 tareas que más tiempo requieren

Te pongo un ejemplo visual, porque una imagen vale más que mil palabras.

Piensa en tu día como si fuera un recipiente.

Imagina tus tareas como piedras, las de mayor tamaño son las más importantes, luego hay muchas otras más pequeñas que son tareas más irrelevantes.

Si empezaras a llenar tu recipiente (día) con muchas cosas irrelevantes, luego no te va a dar tiempo terminar todas las acciones importantes en el día.

Si por lo contrario empiezas primero metiendo las 3 piedras grandes (es decir, empiezas el día quitándote las 3 tareas más importantes), luego la arena la podrás ir metiendo entre todos los huecos que van dejando las piedras grandes, y así conseguirás encajarlo todo en el día.

Las cosas importantes y urgentes son en las que debes poner tu atención y enfoque, y el resto del tiempo lo dedicas a tareas menos relevantes.

Establece rutinas de trabajo que te faciliten las cosas

Para adoptar un nuevo hábito, has de conseguir que una serie de acciones se conviertan en una costumbre, a base de repetirlas.

Esa repetición resultará en que cada vez ejecutarás esa acción de manera más inconsciente. Te acostumbrarás y con eso consigues reducir la fuerza de voluntad que necesitas para llevar a cabo esta tarea. Cuanto más intuitivas logras que sean tus nuevas rutinas, menos esfuerzo requerirán.

Por ejemplo, si lo que quieres conseguir es ir al gimnasio de manera habitual, prepara la bolsa de deporte el día antes y déjala preparada al lado de la puerta.

Así lo único que tienes que hacer cuando llegue la hora es cogerla mientras salgas de casa, y rebajarás al máximo la posible resistencia que puedas sentir. Así poco a poco irás adoptando tu nuevo hábito.

 Delega

Observa tu lista de tareas. Si estás repartiéndolas con otra persona, comprueba que el reparto se haya hecho de manera equilibrada. Si ves que tienes más tareas que la otra persona, busca un reparto más equitativo para que puedas acabar antes, y tener el mismo tiempo libre los dos.

Un paso más allá de dividir tareas es el de delegar. Esto significa que la tarea la lleva a cabo otra persona. Requiere que revises que esa persona haga la tarea cómo y cuándo tú lo necesitas, pero ganarás mucho más tiempo que si la tarea la tuvieras que llevar a cabo tú mismo. 

Aprende a decir que “no”

Llamadas, peticiones, invitaciones, favores, o simplemente gente que abusa de la confianza para pedirte que hagas cualquier cosa. Y si es más de una persona, pronto te encontrarás en la situación en la que se te va una gran cantidad de tiempo en cosas en las que realmente no lo deberías de gastar.

Muchas veces por compromiso accedemos a realizar las peticiones que nos hacen otras personas. Hacer ese favor que te pide un amigo, ir a ese evento al que te han invitado, atender a tu compañero de trabajo que te pide ayuda, coger esa llamada de alguien que quiere contarte algo poco relevante cuando estés realizando una tarea importante, etc. Si no le ponemos coto, esto ocurrirá muchas veces al día.

Renunciamos a nuestro tiempo de calidad porque no queremos herir la sensibilidad de la otra persona y negarnos a hacerlo.

Es fundamental lograr reducir los compromisos que adquiramos, y simplificar nuestra agenda para ir recuperando minutos a minuto nuestro tiempo.

Para eso necesitas determinar para ti mismo, y de manera muy clara, cuánto tiempo deberías dedicarle al día, a la semana y al mes para poder conseguir cumplir los objetivos que quieres conseguir.

 Así podrás estimar qué y cuántos compromisos puedes adquirir, sin comprometer robarle al tiempo de calidad que necesitas. Establece hasta qué punto estás dispuesto a gastar tu tiempo en las cosas que son irrelevantes para tu objetivo, y por compromiso o porque te sientes en la obligación de hacerlo.

Establece tus límites.

Trata de dejárselos claros a todos los que están a tu alrededor.

Si de 9 a 11 de la mañana quieres llevar a cabo la tarea más importante del día, tienes que conseguir que todo el mundo sepa que no vas a atender sus llamadas, mails o peticiones, en ese periodo de tiempo.

Se trata de poner tus intereses por delante de la de los demás. Pero ojo, no estamos hablando de que pases de los demás (es decir, que te niegues a hacer cosas para otras personas), sino de organizar y posponerlas de la manera que te permita cumplir tu objetivo, además de atender a los demás de manera adecuada

Si viene algún compañero de trabajo a pedirte algo, primero averigua si lo que te pide es realmente importante y urgente.

Si no lo es (la mayoría de las veces es así), le puedes contestar que en este momento tienes que terminar algo importante, y quedas para atenderle en cuanto termines con lo tuyo.

En definitiva, se trata de aprender a decir que NO.

Al principio cuesta, porque sentirás el miedo de herir los sentimientos de la otra persona, pero en cuanto lo hayas hecho un par de veces y veas las ventajas que obtienes a cambio, cada vez lo harás con más facilidad.

Aprovecha los ratos muertos

Los desplazamientos entre tu casa y tu trabajo, los tiempos de espera en la estación o el aeropuerto, la hora de comer a mediodía, el rato que esperas en la puerta del colegio para recoger a tu hijo, las tareas del hogar rutinarias como la plancha o la limpieza de la casa. Son momentos perfectos para aprovechar y compaginarlas con alguna otra actividad.

Si bien soy partidario de no realizar varias tareas a la vez, aquí te estoy hablando de compaginar los ratos que dedicas a algo que no requiera concentración ni atención, y aprovecharlos para leer, escribir, estudiar, escuchar un podcast, avanzar un par de lecciones de un curso online, ver algún tutorial en Youtube. Aquí tienes algunas ideas más.

Hay aplicaciones para tu móvil, tablet y ordenador portátil para que puedas realizar todas estas tareas, y así aprovechar mejor el tiempo.

Te sorprenderás de la cantidad de tiempo que puedes ganar de esta manera.

Aprende a parar

Cuando nos lanzamos a cumplir con todas nuestras tareas y obligaciones, como nuestra lista de tareas pendientes parece interminable, es muy fácil caer en la tentación de seguir abordando tarea tras tarea.

Y así llenamos nuestro día a día, siempre pensando en lo que hay que hacer a continuación, mañana, pasado. Con lo que nos perdemos tiempo para disfrutar del momento.

Procura limitar el tiempo que dedicas a las obligaciones que te chupan energía. Busca momentos para recargarte de energía positivo. Implementa ratos para descansar, dormir las horas que necesitas.

Empéñate también en tener tiempo de ocio, como meta o recompensa para el tiempo que dediques a tus obligaciones.  Dedica ese tiempo a las actividades que realmente compensan. 

“Desconecta y disfruta del AHORA”

Sé más eficiente

Busca maneras para hacer las cosas de manera más sencilla, con el objetivo de hacerlo en menos tiempo.

Un ejemplo perfecto es el de Whatsapp. Compara cuanto tiempo tardas en enviar un mensaje de manera escrita, a hacerlo mediante mensaje de voz.

Estamos hablando de que un texto que tardas 1 minuto en escribir, en mensaje de voz tardas solo 10 segundos. Estás empleando 6 veces menos tiempo, un 600% más eficiente! 

Piensa cuánto tiempo recuperarías si consiguieras hacer todas tus tareas 6 veces más rápido.

Revisa, relativiza y corrige

Es importante que de manera periódica compruebes los resultados que estás obteniendo.

Puedes dedicar un rato todos los domingos por la mañana, para valorar qué hábitos estás consiguiendo implementar, y cuáles se te están resistiendo.

Analiza por qué no te están funcionando, y plantea si hay alguna manera alternativa de abordar ese resultado. Por ejemplo, si se te está resistiendo ir al gimnasio por las tardes, prueba un día a ver si funciona mejor si vas a mediodía. Corrige aquello que no te está funcionando.

Evita ser demasiado duro y exigente contigo mismo. Intenta relativizar aquellas cosas en las que no ves el resultado deseado, de manera inmediato.

Dale la importancia justa, en función de tus objetivos a largo plazo. Que hayas tenido un mal día en el trabajo parece un mundo en el momento que salgas de la oficina, pero date cuenta también de todas las otras cosas buenas que tienes en tu vida. ¿Verdad que el disgusto que traías de la oficina ya no parece para tanto?

Evita perder el tiempo en cosas irrelevantes

Hay muchos factores que poquito a poco, pero de manera continua, nos van robando nuestro tiempo. Reduce al máximo estas distracciones. 

Apaga el Móvil

¿Eres de los que tiene el móvil a la vista de manera constante? Entre llamadas y las notificaciones de Whatsapps, Facebook, Instagram, etcétera, que continuamente saltan en la pantalla de inicio, tu móvil es una fuente de distracción irresistible para muchos.

Por defecto, desactiva las notificaciones (¡todas!), y evita entrar al móvil de manera compulsiva.

El “Modo Avión” es una oportunidad estupenda para lograr eliminar todos esos estímulos, y conseguir un rato de tranquilidad para centrarte en la tarea que estás llevando a cabo.

Deja de chequear los e-mails

Tener la bandeja de entrada abierta permanentemente es garantía de distracción. Cada vez que aparece el icono en la esquina inferior de la pantalla, avisando que ha entrado un correo nuevo, te persuade a dejar de hacer lo que estabas haciendo, a entrar a leer ese correo, y a contestarlo.

En vez de ir contestando correos cada vez que entre uno nuevo a la bandeja de entrada, cierra el Outlook y acostúmbrate a chequear solo 1 o 2 veces al día. Te recomiendo que intentes evitar abrirlo nada más arrancar el ordenador, para que puedas dedicar tus primeras horas a cumplir tu tarea TOP.

Marca solo los emails super urgentes y reserva un rato para contestarlos después de que hayas terminados tus tareas importantes.  (¡Las banderitas que te ofrece el Outlook son una ayuda estupenda!)

OJO: que alguien te pida que hagas una cosa urgente no quiere decir que realmente lo sea. Aprende a distinguir el trigo de la paja.

Una práctica buena es agrupar todos los correos urgentes e importantes que te han llegado, y dedicarte un rato a contestarlos todos a la vez. Para contestar a los correos menos importantes busca un rato más tarde todavía.

Huye de las reuniones improductivas

Las reuniones multitudinarias son una oportunidad estupenda para perder el tiempo, porque tienden a alargarse sin fin.

Cuando recibas una invitación para una reunión, averigua que temas se van a tratar, y pide que la parte en la que te toque participar se trate al inicio, para poder salir de la reunión cuanto antes.

Multitareas, ¡no!

El ser humano está diseñado para llevar a cabo una tarea a la vez. Pero en nuestro día a día tendemos a querer hacer muchas cosas a la vez.

Estudiar para un examen a la vez de que estés navegando por internet, y mientras escuchas la radio. O hacer un trabajo en el Excel mientras vas contestando los emails que vas recibiendo.

Tenemos la falsa creencia que podemos hacer varias cosas a la vez. La realidad es que podemos hacer varias cosas a la vez, pero no igual de bien que si las hiciéramos una detrás de la otra.

Porque nuestro cerebro solo es capaz de centrarse en una sola cosa a la vez. Con lo cual lo que estamos haciendo es dividir nuestra atención y concentración entre dos o más tareas.

Esto acelera el agotamiento mental y aumenta la sensación de agobio.

Cuando después te vuelves a poner con la tarea que estabas haciendo inicialmente, tienes que volver a concentrarte. Si computaras el tiempo final destinado a resolver esa tarea verías que es sensiblemente mayor al que hubieras empleado si no hubieras tenido interrupciones de ningún tipo.

Por lo que las multitareas hacen que seamos menos eficientes porque obtenemos resultados óptimos, y realmente tardamos más tiempo en terminar cada tarea.

En resumen; enfoca tu atención y dedícate a hacer en una sola cosa hasta que la termines. Pon prioridades, y consigue tiempo para dedicarte a aquello que realmente te importa. Porque dedicarte a lo que realmente te importa y te gusta, hará que te sientas más satisfecho con tu vida.

Y a ti, ¿qué manera de ganar más tiempo de calidad te funciona mejor?


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